سيستم مكتب الاستشارات الهندسية: لا نسخة مخططات ضايعة ولا استحقاق متأخر

مكتب استشارات هندسية كان شغال بنسخ مخططات مطبوعة وملاحظات مراجعة بتضيع في الواتساب. دي قصة النظام اللي خلّى نسخة واحدة معتمدة قدام كل مهندس، والاستحقاقات بتتنبه قبل موعدها بأسبوع.

أي مكتب استشارات هندسية شغال على أكتر من مشروع بيدير ثلاثة خيوط دقيقة في نفس الوقت: نسخ المخططات، وملاحظات المراجعة، واستحقاقات العقود. ولما الخيوط دي تتساب في الورق والإكسل والواتساب، النتيجة شبه معروفة: مهندس بيشتغل على نسخة قديمة، ومراجعة متنسّت، ودفعة عقد عدت من غير ما حد ياخد باله.

المشكلة: النسخة الصحيحة مش دايمًا قدامك

• مهندس بيكمّل شغل على Rev B بينما العميل اعتمد Rev C — والفرق بيكتشفه الجميع متأخر.
• ملاحظات المراجعة بتتوزع في جروبات وبتدفن وسط الرسائل، وبيتنفذ نصها بس.
• مفيش ملف تكلفة وإيراد واضح لكل مشروع — الربحية بتتحسب بالشعور مش بالأرقام.
• استحقاقات العقود بتعدّي على المكتب من غير تنبيه، والتحصيل بيتأخر شهر وشهرين.

النظام: نسخة واحدة صحيحة لكل حاجة

بنينا للمكتب نظام بيحط المشروع كله في مكان واحد: المخططات بأرقام نسخها وتواريخها واعتماداتها، الملاحظات بمسؤول وتاريخ استحقاق لكل واحدة، والمالية بعقود واستحقاقات مرتبطة بمراحل الشغل نفسها.

• تحكّم نسخ واضح: أي حد بيفتح المشروع بيشوف آخر نسخة معتمدة، والقديمة بتتأرشف تلقائياً.
• كل ملاحظة مراجعة بتتحول لمهمة باسم مهندس وموعد تسليم وتذكير.
• ملف ربحية لكل مشروع: ساعات الشغل والتكاليف مقابل قيمة العقد — لحظي.
• تنبيه تلقائي قبل أي استحقاق عقد بأسبوع، وتاني قبله بيوم.

لأول مرة أي مهندس يفتح مشروع بيلاقي قدامه نفس الحقيقة اللي شايفها صاحب المكتب — وده لوحده بيغيّر طريقة الشغل.

اللي بيتغير بعد التشغيل

• الشغل على نسخ مخططات قديمة بيختفي — النسخة المعتمدة دايمًا قدام الجميع.
• دورة المراجعة بتبقى أسرع بوضوح، لأن الملاحظات بقت مهام متتابعة مش رسائل مدفونة.
• تحصيل الاستحقاقات في موعدها — التنبيهات مابتسبش دفعة تفوت.
• صاحب المكتب بيشوف حالة كل مشروع (فني ومالي) من شاشة واحدة.